Welkom aan de nieuwe themabalie!

Sinds vorige zomer werkt de dienst leven in het stadhuis met een ‘klantbeleidingssysteem’. Voor het aanvragen of afhalen van paspoort, identiteitskaart, rijbewijs… neemt u in de hal eerst een ticket. Intussen werd het systeem uitgebreid voor allerlei stedelijke producten in verband met bouwen en milieu.

De dienst leven startte in de zomer van 2016 met dit systeem. Aan het onthaal of aan de zuil kiest de klant het juiste product. Het klantbegeleidingssysteem koppelt dit product aan de juiste balie. Een balie waar de nodige apparatuur aanwezig is, waar een medewerker zit die het product kent en waar de wachttijd het kortste is. De klant krijgt een ticket met vermelding van de juiste wachtzone en een volgnummer. Met dit nummer wordt hij opgeroepen. De dienst leven op het gelijkvloers is opgedeeld in drie gekleurde wachtzones. 

Midden mei opende er een extra wachtzone op de tweede verdieping. Deze wachtzone is gekoppeld aan de balies waar voortaan alle producten van bouwen en milieu zullen aangeboden worden. U hoeft niet meer te zoeken naar de juiste medewerker aan een loket ergens op de eerste of de tweede verdieping, alles gebeurt op één centrale plaats. De producten van bouwen en milieu waarvoor u op de tweede verdieping terecht kan, worden ook aangeboden in het klantbegeleidingssysteem. Net zoals voor de producten van de dienst leven maakt u de juiste productkeuze aan de zuil of bij het onthaal aan de hoofdingang. 

Wil u bijvoorbeeld informatie over een bouwvergunning? Kies op de zuil het juiste product en neem uw ticket. Op het ticket kan u lezen dat u verwacht wordt op de tweede verdieping. U wacht tot uw volgnummer verschijnt op het oproepscherm en daar verschijnt ook de balie waar een medewerker u verwelkomt. Komt de volgende klant bijvoorbeeld enkel een premiedossier afgeven? Dan zorgt het klantbegeleidingssysteem ervoor dat die vraag aan een andere balie toegewezen wordt zodat deze klant niet nodeloos moet wachten tot uw informatievraag afgehandeld is. Als uw vraag over de bouwvergunning heel complex blijkt, kan de medewerker u aanraden om een afspraak te maken met een expert. Die afspraak wordt vervolgens voor u geregeld. 

Het klantbegeleidingssysteem is een middel om de dienstverlening te verbeteren, onder meer door de wachttijd te beperken. Het is ook de perfecte aanloop voor de klantvriendelijke organisatie in de toekomstige nieuwe stadswinkel.